Las zopas 'De dag van de Jakhals' door Frederick Forsyth. Op blz 184 leest men volgende nogal lange tekst: 'De tweede, de rg of centraal documentatiebureau, was het geheugen van de vier andere; in zijn archieven in het hoofdkwartier in het Pantheon lagen meer dan vier en een half miljoen persoonsdossiers opgeslagen van hen die sinds hun oprichting ter kennis van de Franse politie zijn gekomen. Er was een verwijzingsindex die negen kilometer lange planken besloeg, onderverdeeld in categorieën van de namen van de personen op wie ze betrekking hadden of het soort misdrijf waarvoor die persoon veroordeeld of waarvan hij alleen maar verdacht was. Namen van getuigen die in rechtszaken waren verschenen of die waren vrijgesproken, waren eveneens opgenomen. Hoewel het systeem in die tijd nog niet in de computer was opgenomen, gingen de archivarissen er prat op dat zij binnen enkele minuten de gegevens van een brandstichting die tien jaar geleden in een klein dorpje was gepleegd of de namen van getuigen bij een obscure zaak die nauwelijks de kranten had gehaald, konden opdiepen.' Voorwaar sterke taal! Vraag me af hoe ze dat 50 jaar geleden klaar speelden.
Ik heb nog amper 25 jaar geleden met fiche-indexsystemen gewerkt! Het geheim zit in de zeer arbeidsintensieve voorbereiding, en er zijn wel sterke beperkingen aan het systeem.
Eerst is het belangrijk om je basisdocumenten goed te ordenen en een plaatsnummer te geven, zodat je dat personeelsdossier, krantenartikel, proces verbaal, boekwerk of wat dan ook makkelijk kan terugvinden. Zelfs negen kilometer documentatie kan dankzij die plaatscode op een recordtijd het juiste document opleveren.
Vervolgens is het belangrijk om fiches in meervoud te maken van dat basisdocument, waarbij je elke fiche onderbrengt in een fichekast met een eigen insteek: de ene voor de auteurs, de ander voor de thematiek, nog een ander voor plaatsnamen die verband houden met het basisdocument, ... In het voorbeeld hierboven, over de misdadendatabank van 'le deuxième bureau', zouden er minstens drie kasten zijn: persoonsnamen (zowel van verdachten, van getuigen als van personeelsleden), plaatsnamen, aard van het misdrijf. Een kort krantenartikel over een brandstichting in een klein dorpje, met een dader, een politieagent, een slachtoffer en wat getuigen, vraagt dus direct om een tiental fiches.
Maar eens je die fiches hebt, ze in de juiste indexkasten en mooi alfabetisch op hun plaats zitten, kan het systeem razendsnel werken: één eigennaam kan direct leiden tot het krantenartikel, of je vindt direct terug welke misdrijven er in dat kleine plaatsje ooit zijn beschreven. En het klopt dat het dan maar een kwestie van minuten is.
Naast de arbeidsintensieve voorbereiding en het gigantische plaatsbeslag heeft een fiche-systeem ook andere tekortkomingen. Zodra je afwijkt van dat soort typische zoekacties, wordt het een heel lastig systeem. Het kruisen van zoektermen is arbeidsintensief en langzaam (vb. alle brandstichtingen waarbij personen met de naam Bertrand betrokken zijn), net als zoekinsteken die niet van bij het begin zijn voorzien (vb. alle nachtelijke misdrijven, of enkel vrouwelijke betrokkenen met de familienaam 'Bertrand'). Als er geen kast met tijdstippen is, of eentje met het geslacht van de betrokkenen, wordt dat intensiever zoekwerk...
Ben onder de indruk ! Tegenwoordig met de relationele data banken en google moet dat een fluitje van een cent zijn. Dank voor uw antwoord.
Enkel de vraagsteller en de wetenschapper kunnen reageren op een antwoord.
© 2008-2026
Ik heb een vraag wordt gecoördineerd door Eos wetenschap. Voor vragen over het platform kan je terecht bij ikhebeenvraag@eos.be
